Aanbesteding serious game: 4 tips om inschrijvingen te beoordelen

Het is zover: je aanbesteding voor het ontwikkelen van een serious game is gepubliceerd! In ons vorige blog hebben we tips gegeven voor het opstellen van een heldere opdrachtomschrijving. Dit zorgt ervoor dat de inschrijvingen relevant zijn en alle benodigde informatie bevatten. Toch kan het alsnog lastig zijn tot een gunningsbeslissing te komen, zeker wanneer je niet zo thuis bent in de sector waarop de opdracht betrekking heeft. In dit blog geven we tips om de binnengekomen inschrijvingen en pitches te beoordelen.

1. Een ‘nee’ is soms waardevoller dan een ‘ja’

Tijdens de aanbestedingsprocedure zijn er misschien bedrijven die heel kritische vragen stellen, of onomwonden zeggen: ‘nee, dit moeten jullie niet willen.’ Dat voelt lastig aan of kan zelfs onzeker maken. Toch komt dit soort brute eerlijkheid doorgaans voort uit de wil om gewoon een héél goed product te maken voor de eindgebruiker. Wat dat betreft is een ‘nee’ soms waardevoller dan een ‘ja’. Een partij die simpelweg de opdracht en het geld wil binnenhengelen, zal overal ja op zeggen. Maar het is niet altijd de beste manier om samen het doel te bereiken. In ons vorige blog gaven we al het voorbeeld van de tabletgame met GPS, terwijl in de praktijk de populairste tablets geen GPS-functie hebben. Daar kun je over zwijgen om meer kans te maken op de opdracht. Maar uiteindelijk is eerlijkheid de beste opmaat voor een prettige samenwerking.

2. Kijk niet alleen naar de prijs

Het is logisch dat ‘het prijskaartje’ meegenomen wordt in de gunningsbeslissing. Toch is het bij een creatief product niet raadzaam om de prijs als belangrijkste criterium te laten meewegen. Het is voor makers in de creatieve sector vaak lastig om een realistische inschatting te geven van de tijd die zij nodig hebben voor een opdracht. Een professionele partij houdt hier rekening mee en bouwt voldoende tussentijdse overleg- en feedbackmomenten in. Dit voorkomt uitloop en facturen voor meerwerk.

3. Wees kieskeurig

Een aanbestedingstraject kost veel tijd, zowel voor de aanbesteder als de geïnteresseerde partijen. Als het goed is heeft de heldere aanbestedingstekst al geholpen met het inperken van het aantal inschrijvingen. Zet dit voort bij het selecteren van de partijen die mogen komen pitchen. Wij hoorden eens van een partij die meer dan twintig bedrijven had uitgenodigd om een pitch te geven. Dit maakt het kiezen nagenoeg onmogelijk en vergt van alle partijen ontzettend veel tijd. Maak het jezelf dus niet te moeilijk: nodig maximaal drie partijen uit om hun idee te komen toelichten in een presentatie.

4. Vaar op gevoel

Het contact tijdens het aanbestedingsproces kan – tussen de lijntjes door – al heel veel vertellen over hoe de samenwerking zal verlopen. Krijg je moeilijk contact, hebben jullie moeite om elkaar goed te begrijpen of zijn de antwoorden niet erg concreet? Dan is er waarschijnlijk geen sprake van een match. En dat is bij een serious gaming project zéker van belang. Een creatief proces is een sociaal proces, waarbij veel samengewerkt moet worden om tot het beste eindresultaat te komen. Vertrouw dus – naast de zakelijke kant – ook zeker op je gevoel. Wie vertrouw je en van wie krijg je energie om het project te starten? Dat zegt vaak al genoeg. Staat de zakelijke kant dan ook nog eens goed en eerlijk op papier, dan staat niets een geslaagde samenwerking nog in de weg.

Ready… set… go!

Een serious game aanbesteding kán een heel leuk en creatief proces zijn. Met deze blogreeks hopen we voor alle partijen inzichtelijk te maken welke zaken belangrijk zijn om mee te nemen in het aanbestedingstraject. Lees hier het vorige deel over het opstellen van een goede opdrachtomschrijving.

Deel je plannen

Hulp nodig om je aanbesteding of opdrachtomschrijving op orde te krijgen? Stuur een mailtje naar Maarten! Hij kijkt graag eens mee en deelt zijn tips, zonder dat je ergens aan vastzit.

workshop serious gaming

Abonneer op onze nieuwsbrief

Elke 6 weken projectnieuws, onderzoeksresultaten, oproepjes en tips in je inbox. 

    Uitschrijven is op ieder moment mogelijk.