Serious game aanbesteden: 6 tips voor een heldere opdrachtomschrijving

Een serious game aanbesteden is een vak apart. Inkopers van grote organisaties en creatieve makers gaan tijdens het traject met elkaar in gesprek, terwijl zij niet altijd dezelfde taal spreken. Dat kan best een uitdagend huwelijk zijn. In deze blogreeks geven we tips om het aanbestedingsproces van een serious game voor beide partijen tot een succes te maken. In dit eerste deel gaan we in op het voortraject: hoe kom je tot een goede omschrijving van de opdracht?

Een heldere opdrachtomschrijving is cruciaal voor het verloop van het aanbestedingsproces. In het ideale geval dient de opdrachtomschrijving direct al als een ‘poortwachter’. Liever een paar goede inschrijvingen, dan heel veel inschrijvingen die net niet voldoen. Een goede opdrachtomschrijving scheelt alle partijen veel tijd en moeite. De inkoper hoeft minder vragen te beantwoorden en inschrijvingen te beoordelen, terwijl geïnteresseerde bedrijven beter kunnen inschatten of de opdracht écht iets voor hen is.

Een serious game aanbesteden: 6 tips

1. Vraag vooraf bedrijven uit de creatieve sector het hemd van het lijf – en begin dan pas met het schrijven van de briefing

Bepalen wat je precies zoekt is moeilijk. Zeker wanneer je niet goed thuis bent in het technisch jargon en de (on)mogelijkheden van serious gaming. Betrek daarom in een vroeg stadium bedrijven uit de sector en leg hen de eerste plannen – hoe ruw ook – eens voor. Dit helpt om tot realistische verwachtingen te komen.

Een voorbeeld: wij kregen ooit de vraag om een spel met GPS te ontwikkelen, speciaal voor gebruik op tablets. De meest gebruikte tablets hebben echter geen GPS-functie, waardoor het product op de markt weinig kans van slagen zou hebben.

Dit zijn randvoorwaarden die je als aanbestedende dienst zo vroeg mogelijk wilt weten, zónder zelf totaal in de wereld van gaming te hoeven duiken. Daar zijn de uitvoerende partijen immers voor. Maak daar gebruik van! Wij vinden het alleen maar leuk om vooraf over de plannen te horen, los van de gunning. Uiteindelijk gaat het erom dat er een mooi product komt.

2. Wees zo volledig mogelijk over de (technische) randvoorwaarden

Zijn er harde eisen wat betreft de samenwerking? Benoem deze onomwonden en stel waar mogelijk documentatie beschikbaar. Is er bijvoorbeeld de wens om in Citrix te werken, dan is het prettig om vooraf te weten wat precies de eisen zijn binnen deze omgeving. Dit geeft inschrijvers de kans hier een bewuste afweging in te maken.

3. Stel kennis over de eindgebruiker beschikbaar

Bedenk vooraf goed wie jullie precies willen bereiken met de serious game. Kennis van de doelgroep is hoogstwaarschijnlijk al voorhanden binnen de organisatie, of de contacten daarvoor zijn aanwezig. De stem van de eindgebruikers is het waard al in de opdrachtomschrijving meegenomen te worden, want zíj moeten uiteindelijk baat hebben bij het product. Stel daarom alle beschikbare kennis over de doelgroep beschikbaar of geef inschrijvers de kans contact op te nemen met eindgebruikers. Dit levert waardevollere pitches op en zorgt ervoor dat inschrijvers direct de kans krijgen in de juiste richting te denken.

4. Vraag altijd om een track record

Zeggen dat je iets kunt is zo gedaan; laten zíen dat je iets kunt is een ander verhaal. Vraag inschrijvers altijd om een aantal relevante projecten uit hun portfolio bij te voegen bij hun voorstel. Bijvoorbeeld een game voor een vergelijkbare doelgroep of een game waarin het team eerder gebruik heeft gemaakt van de gevraagde techniek, zoals augmented reality of virtual reality. Kortom: vraag om aantoonbare ervaring heeft binnen de gevraagde niche. Een website bouwen is iets heel anders dan een game bouwen. En vaak geldt dan toch: schoenmaker, blijf bij je leest.

5. Maak ruimte voor een persoonlijke noot

Serious game trajecten duren vaak lang. Je werkt zomaar een jaar of twee jaar intensief met elkaar samen om tot een optimaal eindproduct te komen. Vraag daarom in de aanbesteding ook zeker naar een persoonlijke noot van het bedrijf en de teamleden. Wie gaan er aan dit project werken en wat zijn hun eerdere werkervaringen? Hoe is de bedrijfscultuur? Past dat bij jullie organisatie? Met hoeveel mensen zijn ze? Een bedrijf met tien personen kan bij ziekte of overmacht de gevolgen waarschijnlijk beter opvangen. Een klein bedrijf of eenpitter is wat dat betreft kwetsbaarder, maar kan ook persoonlijker aanvoelen. Biedt inschrijvers de ruimte zichzelf voor te stellen, zodat je goed kunt beoordelen wat er bij jullie past.

6. Denk aan vervolgvragen zoals hosting en onderhoud

Neem in de aanbesteding ook de vragen mee die zullen spelen ná oplevering van de game. Wie gaat de game hosten? Wat zijn de onderhoudskosten en wat mag je daar precies voor verwachten? Dit dwingt beide partijen al tijdens de aanbestedingsprocedure goede afspraken te maken over het vervolg. Zo komt niemand voor onaangename verrassingen of meerwerk te staan en is het product ook voor de langere termijn geborgd. De inschrijver kan scherp nadenken over de hosting en de aanbesteder heeft inzichtelijk hoe de hosting- en onderhoudskosten zich verhouden tot de productiekosten. Dit biedt een fundering om over te onderhandelen.

Ready… set… go!

Een serious game aanbesteden kán een heel leuk en creatief proces zijn. Met deze blogreeks hopen we voor alle partijen inzichtelijk te maken welke zaken belangrijk zijn om mee te nemen in het aanbestedingstraject. In het tweede deel leggen we uit waar je als opdrachtgever op moet letten bij de beoordeling van de binnengekomen offertes en pitches.

Deel je plannen

Hulp nodig om je aanbesteding of opdrachtomschrijving op orde te krijgen? Stuur een mailtje naar Maarten! Hij kijkt graag eens mee en deelt zijn tips, zonder dat je ergens aan vastzit.

workshop serious gaming

Abonneer op onze nieuwsbrief

Elke 6 weken projectnieuws, onderzoeksresultaten, oproepjes en tips in je inbox. 

    Uitschrijven is op ieder moment mogelijk.