Brainstormen op afstand: tips & tricks

Vergaderen via Zoom of Skype, daar zijn we inmiddels allemaal aan gewend. Maar hoe organiseer je nou op een effectieve manier een creatieve brainstorm op afstand? Dat moesten we de afgelopen tijd bij 8D Games proefondervindelijk ontdekken, want brainstorms met verschillende stakeholders zijn voor ons onmisbaar om tot een goed serious game concept te komen. Normaal gesproken komen daar stapels gekleurde memobriefjes aan te pas. Maar, spoiler alert: die kunnen we inmiddels zonder al te veel problemen inruilen voor digitale exemplaren. In deze blog lees je algemene tips en tricks voor een geslaagd potje brainstormen op afstand. Binnenkort volgt een blog van onze brainstormheld Bas over verschillende methodieken die je tijden een brainstorm kunt gebruiken.

1. Gebruik een brainstormtool en een videotool naast elkaar

Er zijn online veel verschillende ‘whiteboards’ te vinden waarop je als groep al je inspiratie en ideeën kunt ‘plakken’. Vaak zit hier echter geen videofunctie bij inbegrepen, terwijl een creatieve brainstorm juist staat of valt met een goede interactie tussen de deelnemers. Gebruik dus bij voorkeur twee tools naast elkaar: een scherm met daarop het brainstormboard en een scherm waarop je de gezichten van de deelnemers kunt zien. Dat maakt de communicatie een stuk gemakkelijker en gezelliger, wat toch wel een voorwaarde is om tot een goede creatieve dynamiek te komen.

Zelf maken wij gebruik van Ideaflip. Hierop kun je een canvas aanmaken waarop deelnemers los kunnen met memobriefjes in alle kleuren van de regenboog. Ideaflip is direct in de browser te gebruiken en biedt volledige vrijheid om het bord in te richten. Naast briefjes kun je ook afbeeldingen, PDF’s, screenhots en CSV-bestanden invoegen. Een kaartje onderin laat zien waar je je op het canvas bevindt. Dat is handig, want je kunt het board zo groot maken als je wilt. De tool werkt intuïtief en bevat geen onnodige opsmuk, waardoor vrijwel iedereen in staat zal zijn om zonder al te veel instructies met briefjes te strooien.

2. Stuur vooraf een briefing naar de deelnemers

‘O, ik zat te wachten op Zoom. Horen jullie me duidelijk?’ / ‘Van dat e-mailadres weet ik het wachtwoord niet meer, kun je een account aanmaken op mijn persoonlijke adres?’ / ‘Wacht, ik schakel hiervoor toch liever even over op de Ipad…’

Herkenbaar? Zonde van de tijd! En het vervelende is: iemand die technische problemen heeft of de tool voor het eerst ziet, zal zich voornamelijk daarop focussen. Ruimte voor ideeën blijft er dan nauwelijks over. Stuur deelnemers daarom vooraf een mailtje waarin je uitlegt welke tools er gebruikt gaan worden voor de online brainstorm en hoe de sessie eruit zal zien. Voeg links naar eventuele instructiefilmpjes bij, regel de accounts vooraf en laat zo deelnemers alvast vertrouwd raken met de tool. Dan blijft er op het moment suprême meer tijd en energie over voor het leuke deel: geeltjes volschrijven en helemaal uit de bocht vliegen met de creatieve concepten.

Ook belangrijk: besteed aandacht aan de inrichting van het brainstormboard. Zorg ervoor dat alle benodigde documenten, plaatjes en referentiematerialen op deze plek toegankelijk zijn. Laat het board visueel aansluiten op de stapjes die je in de briefing hebt aangekondigd. Zet bijvoorbeeld het brainstormdoel groot bovenaan en en werk met vakken, pijlen of plaatjes. Dat zorgt voor overzicht en ongemerkt zullen deelnemers hun eigen briefjes al redelijk groeperen. Dat scheelt naderhand een hoop werk.

3. Koetjes-en-kalfjes-praat mag! Ook tijdens een online brainstorm

Binnen ons team merkten we dat online werken er soms voor zorgt dat je alleen nog maar ‘functioneel’ met je collega’s of relaties spreekt. En dat terwijl het – juist voor een brainstorm – belangrijk is dat er interactie is en iedereen zich ontspannen voelt. Een kort voorstelrondje, even vragen hoe het met iedereen gaat of een klein spelletje (‘pak het eerste rode voorwerp dat in de buurt ligt’) vooraf is dus geen gek idee. Calculeer hier wat tijd voor in. Ook tijdens de brainstorm zelf is het goed om tussendoor pauzes in te lassen en een beetje te dollen. Juist op die momenten krijgen ideeën de kans om in elkaar te klikken.

4. Bedenk welke regels bijdragen aan jouw doel

Bij aanvang van de brainstorm is het goed om een aantal afspraken over het gebruik van het brainstormboard te maken. Welke afspraken nodig zijn is volstrekt afhankelijk van de grootte van de groep en de dynamiek tussen de deelnemers. Het doel moet natuurlijk zijn dat iedereen prettig kan meedoen en alle bijdrages de kans krijgen gehoord te worden. Dingen waar je bij brainstormen op afstand goed over na moet denken zijn bijvoorbeeld:

  • Bepaal of iedereen met briefjes mag schuiven, of dat er maar een iemand is die het bord netjes houdt en ideeën groepeert. Met grotere groepen wordt het al snel onduidelijk wanneer er ‘magisch’ briefjes heen en weer vliegen die jij net wilde oppakken. Dit kan irritaties of verwarring opleveren.
  • Geef iedere deelnemer een eigen kleur of vorm qua memobriefjes, zodat duidelijk blijft wie welk idee heeft aangedragen.
  • … Of doe dit juist niet, zodat ook verlegen mensen een idee durven aan te dragen en de meest wilde concepten ook op tafel komen. Tijdens iedere brainstorm zullen er mensen zijn die wat meer aanwezig zijn en mensen die wat terughoudender zijn. Brainstormen op afstand kan zo een goede manier zijn om alle geluiden aan bod te laten komen.

5. Maak je board direct na de sessie netjes

Een groot voordeel van online brainstormen: er raakt geen enkel idee kwijt, want briefjes kunnen niet van de tafel wapperen of in een plas koffie terechtkomen. Aan het einde van de sessie heb je de resultaten direct digitaal bij elkaar. Veel tools bieden de gelegenheid om een PDF-uitdraai van je board te maken, deze kun je naderhand delen met betrokkenen. Kortom: geen telefoonfoto’s van briefjes meer en naderhand geen stapels memo’s in je bureaulade die daar tot het einde der tijden bewaard blijven, ‘voor het geval dat. Daar kunnen we best aan wennen.

Wat we wel ontzettend missen: de sfeer die in dezelfde ruimte ijsberen, associëren en lachen met zich meebrengt. Schandalig luid applaudisseren voor een heel goed (of een bizar slecht) idee. Met de vuist op tafel slaan, overgooien met een stressbal, kopjes koffie halen voor de hele groep. En zo nog heel veel meer. We hopen jullie dan ook snel weer te mogen ontvangen. Nu al behoefte aan een creatieve brainstormsessie of een goede kick-off voor je serious gaming project? Ook online faciliteren we de komende tijd nog Sprint 0’s. Lees hier wat je daarvan mag verwachten.